Zastanawialiście się kiedyś czy wysłać umowę podpisaną na tablecie? Pewnie boicie się takich rozwiązań więc drukujecie umowy, podpisujecie je i skanując wysyłacie dalej klientowi. Ale czy to też jest poprawne?

Jeden z czytelników i moich kolegów z lat technikum zadał mi kilka pytań w związku z tym tematem pod wpisem: Czy umowa może być zawarta przez e-mail?

  1. Co z umową podpisaną przy użyciu np. tabletu graficznego. Czy zeskanowaną umowę można odesłać z takim podpisem i będzie to równoznaczne z podpisem ręcznym?
  2. Czy w ogóle zeskanowany podpis ma moc prawną?
  3. Co z np. takimi rozwiązaniami jak Adobe eSignatures, a Polskim prawem?

Czym w ogóle jest podpis?

Trzeba przyjrzeć się jego definicji. Niestety, nie znajdzie się jej nigdzie w kodeksie. Mogłoby się wydawać, że podpisem będzie wyłącznie Twoje imię i nazwisko, ale to nie wszystko. Liczy się także coś takiego jak charakter Twojego pisma.

Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. – wyrok SN z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97

Wszystko po to, żeby można było przypisać go do danej osoby w razie głębszych zabiegów z biegłymi.

Na czym składamy podpis?

Na dokumencie. A dokumentem będzie każde wyrażenie myśli i wiadomości w formie pisemnej. No i tutaj ta forma pisemna nie musi być odręczna; może być wydrukowana lub wykuta w kamieniu.

Skoro treść umowy może być napisana gdziekolwiek i w jakiejkolwiek formie, to możliwe, że i podpis nie musi być klasycznie odręczny, prawda?

Jaki jest problem z podpisem?

Do tej pory niestety nie został nigdzie uregulowany sposób składania podpisu za pomocą urządzeń elektronicznych. Nie wiemy, czy taki podpis będzie spełniał wszystkie niezbędne warunki. Pozostają nam tylko przypuszczenia i zgodne twierdzenia wszystkich praktyków prawa.

Trzeba pamiętać, że problem z własnoręcznym podpisywaniem umów i ich ważności jest dopiero wtedy, gdy ustawa lub zapis innej umowy wskazuje na przymus takiej formy. W każdym innym wypadku, umowa nie musi być zawierana w formie pisemnej, a więc i z „ważnym podpisem”. Oczywiście, dopóki któraś ze stron nie będzie negowała umowy, problemów nie będzie.

Ustawowe podpisy elektroniczne

Podpis elektroniczny. Ten rodzaj podpisu został określony w Ustawie o podpisie elektronicznym. Dokładniej mówiąc, to jest ich kilka. Zwykły podpis elektroniczny, bezpieczny podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest prawnym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego.

Temat jest rozległy, ale na szczęście dzisiaj nie o tym rodzaju podpisu będziemy mówić. Musisz mi uwierzyć na słowo, że żaden z tych podpisów nie pasuje do własnoręcznego podpisu stworzonego za pomocą tabletu i innych podobnych urządzeń.

Własnoręczny podpis na tablecie

Interesuje nas składanie podpisu na tablecie. Jak dotrwałeś do tej części wpisu to wiesz już, że odpowiedź nie będzie taka prosta. Jednak postaram się krótko.

Odręczny podpis za pomocą tabletu lub aplikacji, która pozwala 1 do 1 utrwalić Twój podpis jako znak graficzny przyjąłbym, że będzie uznawany w obiegu za ważny – o ile będzie pełnowartościowy. W końcu, czym taki podpis różni się z zewnątrz od podpisu standardowego na kartce papieru?

Trzeba będzie spełnić obowiązek na przykład odwzorowania charakteru pisma. Sprzęt od Apple spełni swoją rolę, podobnie te graficzne od Wacomu. Gorzej będzie z tańszymi tabletami, które niekoniecznie mierzą siłę nacisku i inne właściwości ruchu ręki.

Niestety od stosunkowo niedawna ludzie zaczęli zadawać takie pytania, dopiero przyjdzie czas na konkretne rozwiązanie i odpowiedzi.

Czy zeskanowana umowa jest ważna?

Pewnie chodzi ci po głowie taka możliwość: klient wysyła ci umowę, uzupełniasz, drukujesz i podpisujesz ją, następnie skanujesz i wysyłasz mailem do klienta, w kolejnym kroku on ją drukuje i podsyła dalej Tobie. Taka tam codzienność.

Tutaj sprawa jest prosta. Wykonywanie kopii takich umów i podpisów za pomocą skanów, zdjęć, faksu nie jest ważne. Zapamiętaj to.

Niestety jak to zwykle bywa, w pewnym stopniu kłóci się to z tym, że możemy uznać własnoręczny podpis za pomocą tabletu za ważny. W końcu to, o czym mówiliśmy wcześniej też mogłoby wyglądać na skan dokumentów. Ale nie chcę ci już mieszać w głowie, bo rozwiązaniem takiej sprawy zająłby się już grafolog.

Aplikacje do wklejenia podpisu

Rozumiem, że może być problemem każdorazowe podpisywanie umów na nowo. Istnieje na rynku kilka aplikacji, które pozwalają wklejać podpis bezpośrednio na umowę. Dobrym do tego będzie także Photoshop, Gimp lub Paint.

Podpis tak wielokrotnie wklejany, a wcześniej np. stworzony za pomocą dobrego tabletu niestety nie będzie można uznać za ważny. Potwierdza to Sąd Najwyższy (a ciekawskim mogę podrzucić wyrok – sygn. akt IV CSK 228/07). Twierdzi on, że nie jest spełniona forma pisemna w przypadku elektronicznej kopii podpisu. A tutaj taka by wystąpiła.

Podobnie było ze skanowaniem umów i podpisów. Po prostu kopiowanie nie jest dobrze odbierane.

Skoro chcieliśmy iść na łatwiznę, trzeba też uważać, żeby nie skusiło nas użycie jakiegoś fontu, który będzie podobny do ręcznego podpisu. Takie coś się nie sprawdzi i muszę Ciebie przed tym przestrzec.

 

Potrzebujesz indywidualnej pomocy prawnej?

Poszukujesz kogoś, kto rozwiąże Twój problem?

Napisz do mnie na a.szczudlo@snazykgranicki.pl!

 

Podsumowanie do zapamiętania

Chciałem zrobić krótkie podsumowanie, jednak wyszło dłuższe niż sam wpis. Mam nadzieje, że pomoże ci wypunktowanie wszystkiego.

  1. Jeżeli chcesz podpisać umowę za pomocą tabletu, dla której nie jest ważnym aby miała ona pełnoprawną formę pisemną, droga wolna. Zachowaj jednak oryginał w formie cyfrowej.
  2. Nie możesz podpisu przekleić z wcześniej stworzonego wzoru, ale już możesz na bieżąco podpisywać umowy za pomocą tabletu – jeżeli jest to dobry tablet i mierzy podstawowe parametry pisma oraz jest w stanie je odwzorować.
  3. Podobnie ma się sprawa przy umowach gdzie forma pisemna musi zostać zachowana pod rygorem nieważności. Wszyscy zgodnie twierdzą, a ja się cieszę bo myślę podobnie, że takie umowy będą również ważne.
  4. Niestety, skanować umów i podpisów nie możesz. Podobnie cyfrowo kopiować podpisów za pomocą aplikacji trzecich. To znaczy możesz, ale nie będą one ważne. Możesz na przykład wysłać taką umowę mailem, a później dostarczyć ją listownie lub osobiście, gdy uzbiera się ich większa ilość.

Nawet gdyby z jakichś względów takie rozwiązanie nie przeszło w sądzie, zawsze tak sporządzona umowa mogłaby być pewnego rodzaju dodatkowym dowodem w raz z korespondencją uprawdopodabniającą fakt jej zawarcia.

Skoro umowa byłaby nieważna to powiem ci małą ciekawostkę. Przyznanie się do sporządzenia danego dokumentu nie może zastąpić brak podpisu na nim. Jednak bądź dobrej myśli. Lepszy taki dowód niż żaden.

Problemem jest nasze wąskie patrzenie w przyszłość. Elektronika oraz oprogramowanie rozwija się i występuje co raz częściej w naszym życiu. Ciekawie patrzy się na to jak prawo dostosowuje się – i nie – do wszystkich zmian.

Jeżeli spodobał ci się wpis, wiesz co robić! Udostępnij go dalej klikając w kolorowe ikonki poniżej.

Arkadiusz Szczudło

Arkadiusz Szczudło

Jestem prawnikiem w kancelarii Snażyk Granicki sp.k. Pomagam przedsiębiorcom i freelancerom z branży kreatywnej, a w szczególności mody. Z powodzeniem prowadzę dla nich blogi oraz liczne poboczne projekty (...) Możesz do mnie pisać na a.szczudlo@snazykgranicki.pl.

More Posts - Website - Twitter - Facebook - LinkedIn - YouTube - Instagram

Pin It on Pinterest